Tempoh penyimpanan dokumen kakitangan ditentukan oleh Senarai dokumen arkib

Dokumen itu dianggap sebagai maklumat yang didokumenkan yang dicatatkan pada medium yang ketara dan mempunyai syarat-syarat, di mana ia dikenalpasti. Untuk menganjurkan carian cepat dan menyimpan dokumen yang berkaitan dengan kakitangan, jabatan HR mesti menyusun dan meluluskan Nomenclature of Casenya pada satu sistem bersatu yang beroperasi dalam organisasi. Istilah penyimpanan dokumen kakitangan, seperti yang dinyatakan dalam klausa 75 GOST R 51141-98, ditubuhkan oleh Tata Niaga hal ehwal organisasi, yang dibuat dengan mengambil kira tempoh penyimpanan yang ditentukan dalam Senarai dokumen pengurusan arkib tip yang dibentuk hasil daripada aktiviti pelbagai pihak berkuasa dan organisasi (diluluskan 25.08. 2010 Perintah Kementerian Kebudayaan Persekutuan Rusia No. 558).

Perkhidmatan pengurusan kakitangan membentuk fail peribadi semua pekerja organisasi. Menurut Senarai, terma-terma memerintahkan untuk personel adalah 75 tahun, setelah itu, menurut keputusan EPC (komisi pengesahan ahli khusus), mereka dilupuskan. Ini terpakai kepada Perintah, pesanan dan dokumen lain yang berkaitan dengan mereka (maklumat dalam bentuk sijil, ringkasan, laporan):

• Pada penerimaan, gabungan, pemindahan, pemindahan, pemecatan;
• Pada menaikkan tahap kelayakan, pada pengesahan, mengenai pemberian gelaran (pangkat);
• Mengenai anugerah dan promosi;
• Mengenai imbuhan buruh, pelbagai bayaran dan bonus;
• Pada cuti, yang disediakan untuk penjagaan kanak-kanak;
• Pada cuti tanpa gaji;
• Mengenai perubahan nama keluarga;
• Pada pelbagai jenis cuti bagi mereka yang bekerja dalam keadaan kerja berat, berbahaya dan berbahaya;
• Mengenai tugas yang berkaitan dengan aktiviti utama;
• Mengenai perjalanan perniagaan jangka panjang (dalam dan luar negeri);
• Mengenai perjalanan perniagaan pekerja yang bekerja dalam keadaan kerja yang sukar, berbahaya dan berbahaya.

Bagi kes-kes yang mengandungi kategori Pesanan yang berbeza, pesanan dan pelbagai maklumat yang didokumenkan (berkaitan dengannya, ringkasan, rujukan, maklumat atau laporan) berkaitan dengan daun tahunan yang dirancang dan dibayar, tindakan tatatertib, cuti latihan, jadual tugas, perjalanan perniagaan jangka pendek (domestik atau luar negara ), Senarai ini menetapkan syarat simpanan 5 tahun bagi dokumen kakitangan.

Dalam folder (kes) hanya dokumen-dokumen yang mana syarat-syarat simpanan dokumen kakitangan boleh diletakkan di bawah penutup yang sama boleh diletakkan. Kesemua mereka disusun dalam susunan yang ketat. Kes itu bermula dengan permintaan untuk pekerjaan. Kemudian ia dilengkapi dengan arahan untuk rundingan atau persembahan kepada pekerja, soal selidik dan senarai rekod kakitangan dengan tambahan kepada risalah peribadi mengenai insentif dan perakaunan personel. Dalam hal ini, terdapat dokumen mengenai pendidikan, serta otobiografi. Ekstrak dari perintah pemindahan, pelantikan baru atau pemecatan seorang pekerja, serta ciri-ciri, sijil-objektif dan dokumen lain yang berkaitan dengan pekerja tertentu, termasuk dalam kes oleh kumpulan yang berasingan. Semua dokumen dalam kes disusun mengikut urutan kronologi.

Setiap pernyataan (aduan) dan bahan-bahan kajian semula (jika mereka tidak menangani isu-isu peningkatan aktiviti pengeluaran) merujuk kepada dokumen perkhidmatan kakitangan dan dimasukkan dalam kes oleh kumpulan bebas yang dipisahkan oleh lembaran pemisah. Jika permohonan (aduan) diterima semula atau jika bahan tambahan timbul, mereka terikat kepada kumpulan ini. Dokumen disusun mengikut abjad atau susunan kronologi. Bagi kategori kes ini, terma penyimpanan dokumen kakitangan juga ditubuhkan oleh Tata Niaga, dengan mengambil kira senarai yang diluluskan oleh Perintah No. 558. Sampul setiap kes jelas menunjukkan indeks berangka atau abjad dan, semestinya istilah simpanan dokumen kakitangan.