dokumen latar belakang adalah merupakan komponen penting dalam pejabat moden. Bahawa mereka sering diisi semula institusi-menyurat dan perusahaan sebarang bentuk pemilikan.
Nilai dan terutama
dokumen latar belakang terutamanya memainkan peranan pengantara sokongan berhubung dengan sekuriti lain dasar kakitangan. Mereka tidak mengikat dan tidak mengandungi arahan, tetapi hanya memberi maklumat tentang keadaan sebenar hal ehwal di syarikat itu, menurut data yang asas untuk membuat keputusan dan arahan pentadbiran. dokumen latar belakang mempunyai ciri-ciri yang tersendiri yang memberi tumpuan kepada sistem kawalan dari bawah ke atas, iaitu, oleh salah satu kemahiran biasa dalam ketua jabatan, dari kepala ke Timbalan Pengarah atau terus kepada Ketua Pengarah. Tetapi terdapat pengecualian, sebagai contoh, surat-menyurat (surat rasmi, telegram, e-mel, dan lain-lain) digunakan untuk pembangunan komunikasi antara pekerja dengan tanggungjawab kerja sama.
Klasifikasi mengikut jenis
kertas latar belakang mempunyai pelbagai jenis, termasuk: Bantuan dan memorandum, laporan, kenyataan dan ulasan, nota-nota dan surat, telegram dan mesej telefon. Sasaran mereka boleh menjadi kedua-dua dalaman dan luaran. jadi:
• Bantuan dokumentasi termasuk kertas yang mempunyai ciri-ciri individu, yang diterbitkan oleh pertanyaan ad hoc dan kebimbangan hanya satu pekerja;
• Laporan dan rujukan selang ditentukan oleh penerima tertentu dan kehadiran beberapa bentuk biasa, jangka masa mungkin suku tahun, tahunan, mingguan;
• analisis outputted sebagai yang tunggal (satu masa) dan berkala (biasa) meminta watak disatukan berfungsi untuk generalisasi mengumpul maklumat.
penyatuan dokumen
Komposisi, struktur dan prosedur untuk maklumat pemprosesan aliran kerja ini telah dipilih secara individu untuk setiap pokok dalam dasar peraturan kakitangan. Tetapi ia adalah wajib untuk membawa semua dokumen kepada keseragaman tertentu dalam komposisi dan bentuk. Penyatuan dokumen - adalah untuk mewujudkan keseragaman optimum format, menetapkan dan butiran penetapan. dokumen-dokumen perniagaan yang seragam yang dicipta mengikut piawaian yang sama dan peraturan-peraturan, yang mengandungi semua maklumat yang diperlukan untuk membuat keputusan. dokumen latar belakang adalah tidak terkecuali dan juga tertakluk kepada piawaian. Menjalankan penyatuan adalah perlu untuk memudahkan dan meningkatkan kualiti dokumen, rasionalisasi proses carian, penyediaan dan pelaksanaan, menaip borang, mengurangkan kerumitan pemprosesan dan pengeluaran kaedah canggih, dan juga untuk mengurangkan senarai yang digunakan. Panduan mengenai organisasi dan kawalan penyatuan dikhaskan untuk organisasi induk bagi penyelarasan dan pengurusan DRC dan OKTEI.