Kertas kerja - apakah ia? pengurusan pejabat dan pengurusan dokumen

Kejayaan operasi banyak organisasi bergantung kepada kerja yang dibina dengan betul. Setiap pekerja, apatah lagi kepala yang lebih, untuk memahami kertas kerja. Apakah ia, apakah ciri-ciri, jenis utama, dan yang diambil kira dalam menganjurkan aliran kerja?

konsep asas

Tiap-tiap syarikat, tanpa mengira status dan bilangan pekerja dalam perjalanan biasa perniagaan menghasilkan dan mengendalikan sejumlah besar dokumen. Kesemua mereka tergolong dalam dokumen organisasi dan pentadbiran. Konsep-konsep utama dalam hal ini termasuk pengurusan rekod dan pengurusan dokumen.

Kertas kerja aktiviti panggilan yang memastikan penciptaan dokumen rasmi, dan juga mengatur kerja dengan mereka. Sebaliknya, di bawah dokumen untuk memahami aktiviti yang bertujuan untuk menyusun pergerakan dokumen dalam syarikat itu daripada masa ini mereka diciptakan atau diterima sebelum penyiapan kerja dengan mereka (hantar ke penerima, penghantaran ke arkib).

Sering organisasi pejabat memilih satu atau lebih pekerja yang menyelia proses.

Tiada perniagaan yang tidak boleh wujud secara bebas daripada undang-undang. Bahawa ia mengawal penyimpanan rekod dan kertas kerja. Soalan di dalam kawasan-kawasan ini memutuskan setiausaha, arkivis dan kakitangan jabatan personel.

kerja-kerja pejabat berdasarkan data selak melalui penciptaan kertas atau surat cara elektronik. Dalam hal ini, terdapat kertas kerja iaitu, pergerakan dokumen dari saat penciptaan hingga pelaksanaannya. Aliran kerja boleh dibahagikan kepada dalaman dan luaran.

edaran dalaman dokumen yang dikemukakan oleh peringkat berikut:

1. Pembangunan dokumen projek.
2. Pengharmonian dengan pihak pengurusan.
3. Majlis menandatangani dokumen itu.
4. dokumen pendaftaran: tarikh dan nombor (selepas penyiaran dokumen itu, ia dianggap diterima untuk pelaksanaan).
5. Membawa maklumat kepada penerima dan kawalan.
6. Pelaksanaan.
7. Penerbitan dokumen pelaksanaan.
8. Kemusnahan atau arkib sekuriti, yang tempoh telah tamat.

perolehan luar melibatkan langkah-langkah berikut:

1. Penerimaan dokumen dalam syarikat.
2. Pendaftaran menerima dokumentasi (diperlukan untuk mengawal pelaksanaan dokumen).
3. Berurusan dengan surat-menyurat: kenalan, pelaksanaan.
4. sambutan pendaftaran jika perlu.
5. Membuat arkib atau pemusnahan.

Pengurusan dokumen berkenaan dengan kes itu:

• uplink (dari hamba ke kepala);
• pautan turun (dari ketua-ketua untuk hamba);
• mendatar (antara orang bawahan).

Setiap pergerakan mana-mana dokumen hendaklah direkodkan dalam daftar khas. Ini mungkin sebuah buku log, dokumen, kad, e-zine, dan lain-lain

yang bertanggungjawab

Sesetengah pekerja tidak menyelidiki kertas kerja. Apa yang ada, Maha Mengetahui Setiausaha, kerana ia adalah tugasnya - untuk mengikuti aliran kerja dalam organisasi. Sekretariat adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan fungsi utama menyediakan dokumen pejabat. Memandangkan bentuk dan ciri-ciri kerja, kerja-kerja pejabat boleh dibahagikan kepada:

1. Berpusat. Semua urus setia dalam satu jabatan dan tertakluk kepada bos tunggal. Ini boleh menjadi setiausaha kanan atau kerani.
2. Berpusat. Setiausaha, dan juga pekerja-pekerja yang boleh melaksanakan tugas mereka, bekerja dalam jabatan yang berbeza syarikat dan tunduk kepada komander berbeza.
3. Bercampur-campur. Sering dijumpai dalam syarikat besar. organisasi pejabat akan bergantung pada jenis sekretariat diterima.

Dalam organisasi yang lebih kecil, fungsi Penyambut tetamu boleh dilakukan oleh mana-mana pekerja yang kepadanya tugas ini diberikan, sama ada kepala. Jika fungsi ini tidak dinyatakan dalam kontrak pekerja pekerjaan, ia adalah perlu bagi pelaksanaan perjanjian tambahan mereka untuk mengeluarkan, di mana mereka akan disenaraikan, dan harus menentukan jumlah ganjaran untuk menjalankan tugas Clerk.

Arahan

Tanpa mengira saiz syarikat dan kedudukan bentuk kepala tidak seharusnya mengabaikan kewujudan pengurusan rekod manual.

Arahan - bukan sahaja satu tindakan kawal selia, yang membolehkan untuk mewujudkan pengurusan rekod. Apa yang ia? Ini adalah satu dokumen dalaman syarikat, yang diluluskan oleh perintah kepimpinan yang tidak mempunyai tarikh tamat tempoh.

Terdapat dokumen bertulis peringkat utama pergerakan itu, diberikan senarai pegawai-pegawai yang mempunyai hak untuk menandatangani dokumen tertentu adalah sampel mengisi dan sokongan perniagaan.

HR outsourcing

Pertimbangkan HR penyumberan luar. Apa yang ia? Jika organisasi anda mengendalikan sekurang-kurangnya satu orang, maka ia adalah wajib mengerumuni dokumen yang berkaitan.

Di bawah pergerakan penyumberan luar HR memahami dokumen tertentu yang berkaitan dengan kerja-kerja aktiviti rakyat. Dalam kes-kes yang kerap, pengenalan dokumen itu diberikan kepada kakitangan jabatan kakitangan. Mereka mesti menerima dokumen-dokumen daripada pekerja, proses, dan menyimpannya pada kaedah-kaedah yang dikawal selia arahan. Di samping itu, tugas mereka termasuk pemprosesan data peribadi, termasuk sensitif.

HR outsourcing dijalankan secara berasingan daripada umum, pematuhan dengan peraturan kerahsiaan.

pengoptimuman

Dalam zaman teknologi tinggi dan pengkomputeran, ada banyak syarikat, tidak kecil, yang terus membawa dokumen kertas. dokumen pejabat masih direkodkan dalam jurnal konvensional dan surat-surat ini dihantar.

Ini adalah, pertama, kerana keengganan pekerja untuk melatih semula, dan kedua, tidak semua orang mempunyai sokongan kewangan. Tetapi setiap pemimpin perlu sedar bahawa banyak pelaburan dalam pengoptimuman pada masa akan datang dengan ketara dapat mengurangkan kos syarikat.